Бесплатная консультация юриста: Мск +7 (499) 938-52-30, СПб +7 (812) 467-34-60

Соблюдение кассовой дисциплины и ответственность за ее нарушение

Каждый сотрудник организации, деятельность которого связана с кассой и деньгами, хранящимися в ней, должен знать и соблюдать правила ведения кассовой дисциплины.

Что это такое

Перед тем, как детально рассмотреть, что такое кассовая дисциплина, следует разобраться с сопутствующими терминами и понять различия между ними. Кассовый аппарат (часто заменяется аббревиатурами ККТ и ККМ) представляет собой устройство, без которого невозможно получать деньги от граждан, воспользовавшихся услугами организации или купившими у нее что-либо. Таких приборов может быть много, но документация для каждого из них должна составляться индивидуально.


Касса организации (она же операционная касса) является совокупностью всех операций с наличными деньгами. Именно туда поступают средства, полученные описанным выше устройством, и именно оттуда они изымаются для того, чтобы передать их инкассаторам, которые в свою очередь отвезут выручку в банковскую организацию. Законодательство не устанавливает специальные правила для формы, в которой существует касса, поэтому ей может быть и целая комната, и сейф с кодовым замком, и простой ящик в тумбочке.

Соблюдение кассовой дисциплины — это составление документации, которая в обязательном порядке должна отображать все операции, осуществляемые при помощи кассы. Существует перечень правил касательно получения, хранения и передачи кому-либо денег, совокупность которых и есть кассовая дисциплина. Самые главные из них:

  • соблюдение порядка передачи денег работникам компании;
  • формирование документации, которая отображает движение наличности;
  • соблюдение ограничения, которое запрещает по одному договору передавать другому субъекту больше 100 тыс. р.;
  • соблюдение установленного для кассы лимита, представляющего собой максимальное количество наличности, которую разрешается оставлять в ней в конце смены.

Нарушители этих правил могут быть наказаны по закону.

Кому необходимо соблюдать правила ведения кассовых операций

Согласно действующему законодательству, контрольно-кассовая дисциплина должна вестись всеми без исключения фирмами и ИП вне зависимости от того, какой метод налогообложения они выбрали и есть ли у них ККМ. Если аппарата нет, то можно составлять БСО (бланк строгой отчетности), соблюдая при этом все остальные правила. Т. к. если имеются операции с наличностью, будь то получение их от клиентов или выдача их работникам, то знание кассовой дисциплины и ее соблюдение необходимы.

Но с середины 2014 года законодатели облегчили «жизнь» бизнесменам, внедрив упрощенную схему ведения кассовой документации. С того момента ИП не должны составлять множество документов (они будут рассмотрены ниже), которые необходимы большим компаниям. От ИП требуется лишь составление бумаг, которые являются свидетельством выплаты зарплаты.


Помимо этого, действующая в РФ кассовая дисциплина для ИП теперь не обязывает бизнесменов подсчитывать лимит средств, разрешенных к хранению в кассе между сменами. Это же правило относится и к небольшим фирмам, если они зарабатывают меньше 800 млн. р. в течение года и в них трудится до 100 человек.

Какую документацию нужно вести

Все операции, проходящие через кассу, осуществляет работник, выбранный для этого руководителем организации, — кассир. Если таковой отсутствует, то проводить операции может и сам руководитель или бизнесмен. Если в организации есть несколько сотрудников, работающих с кассой, среди них должен быть назначен старший.

Документация составляется бухгалтером фирмы либо другим лицом, уполномоченным на это. Им может быть сам руководитель или предприниматель, кассир и т. д. Главное, чтобы с этим гражданином был заключен договор, согласно которому тот должен заниматься ведением бухгалтерского учета компании. Документы, которые должны при этом составляться в 2018 году, перечислены в табл.

Таблица значений

Документация из этого перечня может существовать не только на бумаге, но и в электронном виде. В первом случае она пишется от руки или с применением какой-либо техники и подписывается с использованием обычной шариковой ручки, а во втором — составляется на компьютере (важно иметь на нем программное обеспечение для защиты от взлома), а подписывается электронными подписями. Другие бумаги, касающиеся работы с ККМ и не внесенные в вышеприведенный список, не имеют отношения к рассматриваемым здесь вопросам.

Об остающихся в конце смены средствах

Положения указания Банка РФ № 3210-У обязывают крупные фирмы вводить сумму наличности, которую разрешается не сдавать в банк в конце смены. Это — лимит остатка. Если в конце смены количество денег больше, чем разрешенная сумма, то ее необходимо отдать инкассаторам. Не соблюдать это правило разрешается только в некоторых исключительных случаях, к которым относятся:

  • дни каких-либо выплат работникам компании;
  • выходные и праздники.

Ведение учета

К установке максимального остатка следует подойти ответственно. Ведь если ее не осуществить, то любая наличность, остающаяся в кассе в конце смены, будет превышать максимально допустимую. Если оставить храниться наличность, количество которой больше, чем допустимое, то любая проверка кассовой дисциплины в дальнейшем может закончится наложением штрафных санкций.

Чтобы утвердить сумму остатка, руководству компании следует подготовить предназначенный для этого документ. Если не указать период, в который он считается действительным, то введенный показатель можно будет использовать с момента его выведения до момента издания нового документа, заменяющего старый.

Рассчитываем допустимый остаток — способ первый

У любой компании есть два метода для того, чтобы рассчитать остаток. Для первого используется специальная формула:

Л=О/РП*ПВ, где

О — общая сумма поступившей наличности за предоставленные услуги за взятый для расчета срок (новые ИП и фирмы указывают планируемый объем поступающих денег);

ПВ — отрезок между моментом, когда средства поступили, и моментом, когда они были переданы в банк. Он не может быть больше, чем 7 рабочих дней или 14 дней, если в городе или поселке нет структурного подразделения банка. К примеру, если наличные передаются в банк раз в 5 дней, то это значение будет равняться пяти. При определении этого показателя можно учитывать расположение и специфику деятельности организации (к примеру, компания может работать от сезона к сезону);

РП — период, за который подсчитывается объем поступающих средств. Разрешается выбрать любой отрезок времени (в течение которого были самые большие поступления денег), но при этом он не может быть больше, чем 92 рабочих дня.

Пример. ООО «Сокол» продает товары в розницу. Было решено установить максимальный остаток на весь 2018 год, рассчитав его на основе последнего месяца 2016 года. В декабре компания вела свою деятельность 21 день, а общий объем поступившей наличности составил 357 тыс. р. Заработанные деньги передавали в банк раз в 2 дня. Остаток в этой ситуации будет равен 34 тыс. р. (357 тыс. р. / 21 день * 2 дня).

Второй метод расчета допустимого остатка

Расчет суммы

При использовании этого метода применяется другая формула:

Л = ОВ/РП*ПВ, где

ОВ — суммарный объем снятых с банковского счета средств за конкретный отрезок времени;

РП — количество дней, за которые будут учитываться снятые наличные. Это может быть любой отрезок времени, но не больший, чем 92 рабочих дня;

ПВ — количество дней, которые проходят между снятием наличных со счета. Максимально допустимый показатель — 7, но если в вашем городе или поселке нет отделения банка, в котором обслуживается компания, то 14. К примеру, если наличные берутся раз в 4 дня, то этот показатель будет равняться четырём.

Реальная ситуация из жизни. ООО «Беркут» продает товары в розницу, но только по безналичной оплате. Иногда фирма снимает наличность, чтобы расплатиться за услуги поставщиков. Было решено высчитать максимальный остаток на 2016 год на основе данных за декабрь 2015 года. В том месяце компания вела свою деятельность 21 день и за этот срок суммарно сняла со счета 455 тыс. р. Наличные выдавались ей раз в 3 дня. В этом случае лимит составит 86 667 р. (455 тыс. р. / 21 день * 4 дня).

Как выдать средства

Если работнику передаются деньги на оплату расходов компании, то эти деньги называются подотчетными. Чтобы их можно был отдать работнику, он должен написать соответствующее заявление. В этой бумаге он указывает требующуюся сумму, для чего она нужна и срок, в течение которого деньги будут возвращены (если подразумевается их возврат). Бумага пишется в свободной форме и подписывается руководством фирмы.

Если работник потратил на нужды организации свои личные средства, то чтобы компенсировать эти расходы, он также должен написать соответствующее заявление. В заявлении рекомендуется указывать факт того, что работник ничего не должен фирме, т. к. если он не отчитался за полученные раньше деньги до этого, то другие ему выдать нельзя.

Когда закончится период, на который наличные были выданы работнику, у него есть 3 дня, чтобы передать руководству или бухгалтерии отчет о расходах, к которому прикладываются бумаги, свидетельствующие об осуществленных тратах (к примеру, чеки кассового аппарата или билеты на междугородний автобус). Если этого не сделать, то выданные работнику деньги нельзя будет учесть как статью расходов и уменьшить налог за них. Если сотрудник не предоставит подтверждающую расходы документацию, то за эти средства придется оплатить НДФЛ и страховые взносы.

Выдача денежных средств

Все деньги, заработанные компанией, принадлежат ей. Поэтому даже если у фирмы единоличный владелец, он не может тратить выручку, исходя из собственных желаний. Следовательно, просто так брать средства фирмы без отчета ему запрещено. С ИП ситуация другая. Им разрешается в любой момент снимать деньги со счета или забирать их из кассы и расходовать, куда угодно.

Если бизнесменом не был составлен приказ, согласно которому поддержка кассовой документации была отменена, то при взятии наличности из кассы он должен оформлять ордер, в котором будет указано, что деньги передаются предпринимателю на его личные нужды.

Как было указано выше, по одному договору между юридическими лицами не может передаваться наличными больше 100 тыс. р. Но при расчетах с физлицами это правило не применяется, равно как и при выдаче сотрудникам зарплаты и подотчетных денег (исключение — ситуации, когда работник заключает по доверенности сделку от лица всей компании). Из наличных средств, полученных в качестве оплаты услуг организации, нельзя оплачивать займы, выплачивать проценты и погашать счета по аренде недвижимых объектов.

Контроль деятельности организации государственными органами

До 2012 г. контролировать правильность ведения отчетности организации были уполномочены банки. Теперь это находится в компетенции ФНС. Проверка кассовой дисциплины, осуществляемая этим госорганом, заключается в:

  • подсчете наличности, находящейся в кассе;
  • проверке факта того, получают ли клиенты кассовые чеки (нарушения фиксируются при помощи камер и диктофонов);
  • печатании документов на основе фискальной памяти ККТ;
  • тщательном изучении документации из приведенного выше списка и поиске в ней ошибок.

К сожалению, по результатам проверки ИП или компании может быть назначен штраф. Предусматривается следующая ответственность за нарушение кассовой дисциплины:

  • для бизнесменов и конкретных нарушителей из числа сотрудников организации — штраф от 4 до 5 тыс. р.;
  • для компаний наказание более значительно — штраф от 40 до 50 тыс. р.

Если вам необходима консультация опытного юриста, вы можете задать свой вопрос онлайн-консультанту нашего сайта. Он бесплатно ответит вам в течение нескольких минут.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: