Бесплатная консультация юриста: Мск +7 (499) 380-71-87, СПб +7 (812) 409-51-58

Для чего нужна копия трудовой книжки и как ее заверить: образец

Заверенная копия трудовой может понадобиться для самых различных целей: от получения займа в банке до оформления трудовой визы. Занимается выдачей этого документа обычно отдел кадров, бухгалтерия либо сам индивидуальный предприниматель, у которого числится работник. Именно эти сотрудники чаще всего интересуются, как заверить копию трудовой книжки, и знают правила и особенности её оформления. Однако эта информация может понадобиться и остальным трудоспособным гражданам.

Как заверить копию трудовой книжки — образец, которой можно скачать на нашем сайте? Какие существуют нюансы? В целом это несложная процедура, главное — строго следовать инструкции, а не просто воспользоваться сканером либо ксероксом.

Трудовая книжка и выписка из нее


Наверное, у каждого взрослого человека имеется трудовая книжка (ТК). Это бланк, который после поступления на работу хранится у работодателя (вплоть до дня увольнения). В нем фиксируются трудовой стаж, статистика переводов, карьерного роста, а также образование, поощрения и другие важные сведения.

Структура ТК следующая:

  • титульный лист, где указывается, кому принадлежит документ, сколько ему лет, какое образование у сотрудника, полученная специальность;
  • сведения о приеме на работу, увольнениях, переводах;
  • информация о наградах и поощрениях;
  • обложка.

В случае потери или порчи ТК обязательно оформляется дубликат, в который переносятся все записи. И хотя в Пенсионном фонде ведется параллельный учет, трудовая все равно необходима при оформлении пенсии. Она входит в обязательный список документов при начислении пенсии по возрасту наравне с паспортом, справками о среднемесячном заработке и многими другими документами. Понадобится ТК и в том случае, если ваш потенциальный работодатель решит проверить опыт работы нанимаемого сотрудника и причину увольнения с прошлого места работы.

Выписка всегда делается на бланке компании-работодателя. Обязательно указание организационно-правовой формы структуры, например ООО или ИП, ее юрадрес, а также всей информации о самом работнике с титульной страницы ТК. У документа всегда есть название, которое пишется посредине. Далее идет фактически дубликат разделов ТК. Нужная информация перепечатывается с 100%-й точностью (указанием дат, номеров приказа, формулировок). Все это заверяется печатью и подписью кадрового отдела, а также традиционной надписью о том, что все данные перенесены верно.

Сотрудник должен внимательно изучить подготовленную выписку и подтвердить точность сведений своей личной подписью. Обычно для подготовки документов достаточно 3 дней, и отказать сотруднику руководитель компании не вправе, поскольку тот имеет законную возможность получать дубликаты своих учетных бумаг, находящихся на хранении.

Зачем нужна копия ТК


Поскольку ТК не может быть изъята из отдела кадров, пока человек работает в этой компании, то с нее нужно снимать копию. Простой ксерокс или фотография смартфоном не подойдут, поскольку не имеют законной силы. Совсем другое дело — подтверждение трудовой книжки, заверенной работодателем.

Она удостоверяется печатью компании, подписью руководителя предприятия (организации). Все заполненные страницы или некоторые из них выборочно (по просьбе самого сотрудника) копируются. Если есть вкладыш, то копируется и он. Сведения о награждении копируются в том случае, если работнику оформляется статус ветерана труда.

Для чего нужна копия трудовой книжки? Чаще всего ее требуют в банковских организациях, чтобы оценить кредитоспособность клиента. Оценивая ваш трудовой стаж и опыт, кредитор принимает решение, выдавать ли вам займ на длительный срок. Отрицательный вердикт возможен, например, в том случае, если происходит частая смена мест работы и есть большие перерывы между ними.

Повторение ТК может понадобиться и в следующих случаях:

  • по требованию Пенсионного фонда РФ, органов соцзащиты;
  • в посольствах для оформления заграничного паспорта, трудовой, деловой визы;
  • по запросу суда;
  • для поступления в некоторые бизнес-школы, стажировок за рубежом (для подтверждения опыта работы);
  • для работодателя при устройстве на вторую работу или по совместительству;
  • для заполнения дубликата ТК (в случае кражи, порчи, потери оригинала).

Многолетний стаж часто приводит к тому, что заверенный документ получается очень объемным. При желании вы можете запросить у работодателя только нужные вам страницы в виде выписки. Например, чтобы подтвердить свой профессиональный опыт для поступления на программу MBA в бизнес-школе, требуется засвидетельствовать многие карьерные успехи на руководящих позициях в течение последних нескольких лет.

Еще один пример: иногда для оформления загранпаспорта нужно подтвердить только последние 10 лет работы. Так же выборочно могут подойти к вопросу подтверждения стажа и в банках либо в суде, где рассматривается дело, связанное с определенным местом работы.

Особенности оформления копий

Заверить копию трудовой книжки
Письменные и устные обращения сотрудника с просьбой помочь ему получить копию ТК воспринимаются позитивно. Как правильно заверить копию трудовой книжки? Обычно заверение трудовой происходит в несколько этапов, и это довольно простая процедура.

Начинается все с того, что сотрудник пишет заявление на выдачу копии трудовой книжки. В произвольной форме он просит заверить трудовую книжку, образец которой хранится у работодателя. Обычно указываются и основания для обращения: для посольства, для банка, в других случаях. После этого руководство выпускает приказ о выдаче документа, и вопросом начинает заниматься кадровый отдел.

В копии ТК обязательны:

  • разворот;
  • дата заверения;
  • надпись: верно;
  • подпись кадровика, его ФИО, наименование должности;
  • печать компании-работодателя.

Несколькими способами проводится заверение копии трудовой книжки. Проще всего — это копировать каждый лист ТК (с сохранением размера, а не микро-копии), включая первый, с указанием персональных данных работника, его образования и специальности. Каждая страница заверяется кадровиком, который не только проставляет свою подпись, печать организации, но и пишет: «Копия верна». Важно: печать проставляется на всех страницах. В заключение (на последней странице) обязательно указывается: «Продолжает работать» либо «Работает», а также вносятся данные ответственного сотрудника.

Как заверить трудовую книжку иначе? В другом варианте заверения копии трудовой возможны только на последнем листе. Все остальные листы при этом сшиваются и нумеруются. Правила предусматривают, что нить, которой все сшивается, еще и проклеивается с помощью бумажного бланка, где указывается количество страниц и проставляется подпись кадровика. Также бланк заверяется печатью.

Если книжка копируется не полностью, то обязателен первый лист. Заверяется она аналогичным способом. Снимать ксерокопию, в общем-то, тоже не обязательно. Сведения можно набрать на компьютере в точном соответствии с оригиналом и распечатать. Так бумага будет легче читаться и при этом не потеряет свою действительность. Форма заверения не меняется. По требованию Трудового кодекса Российской Федерации любые копии выдаются работодателем в течение 3 суток.

Трудовой кодекс РФ

Сроки действия

Сколько действительна копия трудовой книжки? Этот срок ограничен. Причем разные организации могут выдвигать разные требования на этот счет. В среднем срок составляет 30 дней с момента утверждения копии компанией, но, к примеру, банки-кредиторы могут сократить сроки и до 5–14 дней.

Если вы внимательно изучали вопрос, то знаете, что подобный документ информирует о текущем месте работы. Однако если оно изменилось, вас перевели в другой отдел либо понизили в должности, то правила гласят, что использовать устаревшую информацию с копии было бы неправильно. Заверять копию, по сути, нужно заново, чтобы дополнить ее новыми сведениями.

Как только срок действия копии трудовой книжки заканчивается, она становится недействительной. Повторного заверения копии трудовой книжки не предусмотрено. Если произошли изменения, в ТК была отображена новая информация, действие копии заканчивается и раньше. Проблемы в окончании срока — нет. Просто работодатель заверяет новую копию с новой информацией, и сотрудник может подавать ее в нужные инстанции.

Еще один способ — заверить бланк у нотариуса и тогда, он будет действителен не месяц, а вплоть до того времени, пока в ТК не появятся новые сведения. Заверка у нотариуса стоит денег, но делается здесь все довольно быстро — нужен только паспорт и правильно оформленный у работодателя документ. Обращаем внимание: приходить в нотариальную контору с простым ксероксом ТК, рассчитывая, что заверение у нотариуса сделает ее действительной, нет смысла. Юрист будет работать только с правильно оформленной бумагой, которая была получена в соответствии с требованиями трудового законодательства.

Снимать копию с копии трудовой имеет смысл только для личного пользования. Подача документа с неоригинальными печатями в официальные инстанции чревата тем, что у вас его просто не примут.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: