Бесплатная консультация юриста: Мск +7 (499) 938-52-30, СПб +7 (812) 467-34-60

Подробная инструкция по заполнению трудовых книжек

Избежать ошибок и последующих исправлений поможет Инструкция по заполнению трудовых книжек (ТК). Этот официальный документ подробно описывает правила ведения и хранения трудовых книжек, знакомит с нюансами заполнения и процедурой выдачи дубликатов. Любая кажущаяся мелочь: от цвета ручки до нумерации, имеет свое значение.

Уверенности придадут нехитрые правила заполнения трудовой книжки: вы сможете не бояться, что испортите бланк и получите взыскание от начальства. К тому же, сотрудник, ознакомившись с порядком ведения трудовых книжек, может самостоятельно проконтролировать, допущены ли какие-то неточности в его личном деле.

Все отметки в ТК


Обычно оформление трудовой книжки при приеме на работу начинается с титульной страницы. Здесь указываются персональные данные сотрудника, его год рождения, место обучения и полученная профессия. Если ТК является дубликатом, то указывается и информация об этом. Сведения о вузе и о полученной специальности вносятся на основании аттестата или диплома. Если сотрудник официально менял ФИО, то старая фамилия аккуратно зачеркивается посредине, а новая вписывается, о чем пишется уведомление в самом конце ТК.

Как заполнять трудовую книжку:

  • разборчивым почерком ручкой или пером;
  • с использованием арабских цифр;
  • без исправлений, зачеркиваний, вымарывания корректором;
  • с указанием персональных данных;
  • не позднее 7 дней со дня приема сотрудника;
  • с изучением примеров из трудовой книжки, образец которых можно скачать на нашем сайте.

Открыв этот документ, вы обнаружите всего несколько разделов. Однако на деле в ТК включаются множество разнообразных сведений. В частности, сюда может вноситься отметка о работе по внутреннему или внешнему совместительству, о службе в армии. Фиксируется здесь и каждый факт перемещения, даже когда сотрудник просто переходит из одного отдела (подразделения) в другой, а потом возвращается обратно.

Порядок заполнения трудовой книжки такой же, как и для приложения к ней (дубликата). Только дополнительно делается отметка о суммарном стаже. Если есть документальное подтверждение, то пишутся сведения о каждом работодателе и всех должностях. Учитывая ценность этой информации, запрещено вносить ее со слов сотрудника. Каждая компания, в которой он работал, должна предоставить ему копии приказов.

Правила оформления трудовой книжки должны неукоснительно соблюдаться. Первая страница или титульный лист — самая главная. На ней ставится печать компании, где бланк заполнялся впервые. Правки после окончания второго вуза или изменении специальности не делаются путем зачеркивания или исправления другим способом.

Правки в ТК


Неправильная запись в трудовой книжке — не трагедия. Все может случиться, ведь никто не застрахован от невольных ошибок. Порядок же внесения правок подробно описан и общеизвестен. Вам не придется менять бланк или идти на другие сложные меры.

Типичные ошибки кадровиков:

  • неверный номер приказа руководства;
  • ошибки в персональной информации;
  • перепутанная должность, название отдела или компании;
  • неверно подсчитанный стаж (для дубликата);
  • перепутанные ТК разных сотрудников.

Если речь идет о разделе, где указываются сведения о поступлении на работу, переводах либо увольнении, то в трудовой книжке запись ошибочная не зачеркивается. Просто пишется фраза: «Запись недействительна». При этом обязательно указывается номер и дата записи. А затем вписывается информация, которая верна.

Таким же образом в трудовой книжке недействительной можно признать, что была допущена ошибка при прекращении трудового договора, переходе сотрудника из одного отдела либо департамента в другой. Просто отмечается, что за номером N запись неверна и сотрудник восстановлен. Признание записи недействительной лучше сделать как можно раньше, чтобы она не потерялась на фоне других сведений.

Встречается и такой вид ошибок, как перепутанные буквы в фамилии, имени, отчестве сотрудника на первой странице. Это случается, если данные воспринимаются на слух, а работник не проверил точность заполнения и подписал бланк машинально.

Если ошибка была замечена сразу (при оформлении новой ТК), то испорченный документ меняется на новый. Старая ТК при этом уничтожается, что подтверждается соответствующим актом. За новый бланк плата с сотрудника не взимается. Если же ошибка была обнаружена спустя какое-то время, считать недействительной и отменить ее в обычном порядке не получится.

Нужно обратиться в суд, чтобы признать, что этот документ действительный и принадлежащий именно вам, а не какому-то другому сотруднику с такой же фамилией. Если неточность есть и в письменном договоре, то придется оформлять дополнительное соглашение и перезаключать его.
Запись в трудовой книжке
Как видите, правильное заполнение трудовой книжки — дело не сложное. Если же ими пренебречь, то клерку, на которого возложили обязанность ведения ТК, грозит дисциплинарная ответственность.

Сведения о карьере в ТК

Как известно, в бланке ТК существуют разделы. Самый популярный из них посвящен работе (приему, уходу, перемещению). Образец заполнения этого раздела можно скачать на нашем сайте. В соответствующем разделе оформляется прием на работу с указанием даты, номера и названия компании. Обязательна нумерация арабскими цифрами. Приведем простой пример: «Принят на работу в должности такой-то в отдел X компании Y в соответствии с приказом Z».

Зачисление в штат генерального директора (президента) сопряжено с рядом трудностей, ведь фактически он должен подписать приказ о назначении самого себя. Но вопрос этот решается другим путем. В зависимости от организационно-правовой формы компании организуется общее собрание ее владельцев, где принимается решение о назначении директора, которое оформляется протоколом. Таким образом, директора назначают акционеры или участники общества. Позднее, вступив в должность, директор выпускает приказ, который потом вносится в личное дело и указывается в ТК.

Трудовая книжка нужна и после прекращения рабочих отношений. Эти записи также нумеруются, указывается дата, причина ухода и делается ссылка на приказ руководства. Если увольнение происходит по конкретной статье Трудового кодекса Российской Федерации, то это отмечается.

Если человека переводят, нужно указать с его ли согласия это делается. Если он перешел на выборную работу либо должность, то обязательно указывается, что увольнение было именно по этой причине. Увольнение руководства происходит на общих основаниях с указанием причин. Ими может быть все, что угодно, вплоть до окончания срока контракта или решения акционеров. Подтверждается разрыв деловых отношений приказом (решением) совета директоров. Следовательно, в ТК указывается конкретный документ, который может подтвердить решение работодателя.

В настоящее время трудовой договор без записи в трудовую книжку — довольно частое явление. В этом случае персонал договаривается с работодателем устно, и работа происходит без официального оформления и отчисления социальных взносов. Соответственно, в ТК ничего не отмечается, там не делаются записи ни о приеме, ни об увольнении.

Трудовая книжка

При этом работнику следует помнить, что теряется ценный стаж, который позднее не будет учтен при начислении пенсии. Внести его позднее, например, задним числом — не получится. Поэтому решайте сами, насколько такой вариант сотрудничества приемлем для вас, нужна ли вам неофициальная работа.

Выписки из ТК

При возникновении необходимости оформляется выписка из трудовой книжки, которая подтверждает всю статистику трудоустройства. Это делается, например, если ТК очень объемная, и нет смысла делать заверенную ксерокопию всего документа с множеством страниц. Чтобы получить копию страниц, нужно обратиться к работодателю с заявлением, и в течение трех дней работник сможет добиться желаемого.

В документе обязательно указываются:

  • информация о работодателе (контакты, полное название);
  • все сведения о работнике;
  • стаж, все места работы за требуемый период;
  • награды и премии (при их наличии).

Правила заполнения трудовых книжек гласят: каждая надпись нумеруется и в выписке все места работы указываются под номерами. В самом конце значится место, где работник трудится в настоящее время.

Выписка из трудовой книжки будет выдана на бланке организации, с указанием всей нужной информации и за подписью представителя отдела кадров, скрепленной печатью. Ее можно предоставлять в банк, если от вас требуют не только справку с работы, но и копию ТК, в Пенсионный фонд и в другие организации.

В некоторых посольствах выписка из трудовой книжки может играть роль при оформлении визы или загранпаспорта. У выписки ограниченный срок действия. Если вы уволились или перевелись в другое подразделение, то она автоматически аннулируется, и вам нужно будет оформлять новую.

Отметки о наградах и выговорах

Отметки в трудовой книжке

Запись в трудовой книжке о награждениях делается в соответствующем разделе: иначе можно испортить бланк. Нельзя писать об этом в раздел, где указывается хронология вашей карьеры. Не стоит также путать графы для заметок о наградах, с разделом о поощрениях.

В ТК фиксируются:

  • факты получения наград и почетных званий (например, народный артист);
  • получение вымпелов, грамот от работодателя;
  • иные виды поощрений от компании (присуждение премии, дарение ценных вещей).

В подобных сведениях, которые строго нумеруются, обязательно указывается полное название компании-работодателя. Заполняющий отмечает дату приказа, и все о самой награде и основаниях для ее присуждения.

Форма заполняется по правилам и не содержит лишних сведений. Если нужно внести информацию о поощрениях, то это делается в соответствующем разделе. Информация об отправке персонала в санаторий или вручении ему ордера на квартиру в ТК не указывается. Сама надпись о поощрениях выглядит примерно так: «дата, Компания N. Объявлена благодарность за подготовку годового отчета», номер приказа, дата.

В ТК вносится информация и о наказаниях, которые применялись к сотруднику. Законодательством предусмотрено, что к нему можно применить замечания, выговор и увольнение в случае невыхода на работу без важных причин, выполнении своих обязанностей в состоянии алкогольного или наркотического опьянения, отказе от прохождения экзаменационной проверки или медицинской комиссии (в некоторых случаях).

Выговор не заносится в ТК. Исключение составляет отметка об увольнении, которое произошло по причине нарушения дисциплины. Тогда в разделе, где содержатся данные о приеме на работу и увольнении, делается отметка о прекращении договора и указывается причина со ссылкой на законодательство. Если сотрудник не согласен с этим, он может обратиться в судебные инстанции и признать факт своего увольнения недействительным. Если ему это удастся, то отметка будет признана недействительной и пострадавшего восстановят в должности.

Если сотрудник был оштрафован во время выполнения своих обязанностей, информация об этом не вносится в ТК. Даже в том случае, если к нему применены меры дисциплинарного взыскания на крупную сумму (например, в связи с халатным выполнением обязанностей, ставшим причиной убытков компании). В ТК также нет раздела о штрафах, пенях и других финансовых истребований с работника.

Ведение трудовых книжек при заполнении разделов должно вестись строго с инструкцией. Нельзя разобраться, как правильно заполнить трудовую книжку, не изучив Трудовой кодекс Российской Федерации. Важно и проанализировать образец записи в трудовой книжке, чтобы при заполнении не перепутать графы и разделы.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: