Бесплатная консультация юриста: Мск +7 (499) 380-71-87, СПб +7 (812) 409-51-58

Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку — это новые страницы раздела, которые используют, когда старые уже закончились. Такое случается, если человек часто меняет работу либо должности, и его переводят в различные отделы в пределах одной организации. Нужно сказать, что трудовая выдается один раз на всю жизнь, поэтому в этих случаях не нужно заказывать новую книжку. Достаточно оформить вкладыш к трудовой книжке и продолжать ее.

Кратко о понятии

Любой вкладыш — это картонная книжка, состоящая из 46 страниц со степенями защиты. Если приводить пример, то нужно сказать, что на его титульной странице обязательно должна быть надпись, которая не даст запутаться и расставит все точки над i. Это нужный всем, особенно пожилым людям, документ. Чем ближе человек подходит к пенсионному возрасту, тем больше записей в разделах книжки и тем вероятнее, что ему понадобятся дополнительные страницы.

Следует отметить, что приложения к трудовым книжкам, как и они сами, являются бланками строгой отчетности, поэтому для них предусмотрен особый порядок хранения, который запрещено нарушать.
Бланки получают в следующих местах:

  • в отделе кадров;
  • в бухгалтерии;
  • у ИП (индивидуального предпринимателя).

Структура приложения фактически такая же, как и у трудовой, единственное отличие в том, что каждый лист имеет свой идентификационный номер. При заполнении документа обязательно проставлять штамп, без которого запись не будет считаться действительной. Информация о том, что вкладыш выдан, записывается на внутреннюю сторону обложки, рядом с типографским штампом и номером.

Бланки покупаются не в магазине, а только у компаний, которые торгуют документами, выпущенными Гознаком Минфина РФ (то есть со средствами защиты). Это связано с тем, что у всех бланков есть серийные номера, и они не печатаются просто так. К тому же, продавец должен иметь лицензию и сертификат от Минфина, иначе вы рискуете приобрести подделку.

Как оформить бланк

После обращения работника с вопросом, как оформить вкладыш в трудовую книжку, в отдел кадров или бухгалтерию все решается довольно быстро. Для начала вас попросят написать официальное заявление. Документ оформляется на имя директора компании или главного бухгалтера. Следующим шагом должен стать выпуск приказа директора о выдаче новых страниц для трудовой конкретному работнику. Только после этого ответственный за выполнение приказа может выдать документ строгой отчетности под расписку.
Требования к оформлению следующие:

  • нумерация записей дополнения продолжает общую нумерацию книжки;
  • заполняется приложение той компанией-работодателем, в которой обнаружилось, что закончились страницы;
  • заполнить вкладыш и проставить штамп имеет право только представитель работодателя (сотрудник не может ничего писать в этом документе);
  • заполненный вкладыш должен вшиваться в книжку;
  • бланк должен быть выпущен Гознаком;
  • серия и номер обязательно вписываются в штамп;
  • плата за подобное дополнение взимается по усмотрению директора предприятия.

После выдачи документа проставляется штамп, свидетельствующий о том, что выдан вкладыш. Предприниматели сами запасаются этими документами и сами их выдают, но и они обязаны регистрировать факт выдачи в специальном журнале, также делается запись в учетной книге, если новый сотрудник уже имеет вкладыш, выданный на другом предприятии. Фактически вкладыш — продолжение трудовой, поэтому никаких новшеств в его заполнении не предусмотрено. В качестве образца можно взять любую предыдущую запись.

Вшиваем правильно

В действующих Правилах заполнения подробно описано, как вшить вкладыш в трудовую книжку (постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Берется суровая нить и мелкими стежками с помощью ножниц и шила вшивается вкладыш. Сначала он прокалывается шилом посередине, проколы делаются и в обложке книжки. Далее приложение пришивается, а концы нити обрезаются. Обычно вшивается вкладыш между последней страницей и обложкой, но конкретных указаний на этот счет в законодательстве нет.

Главное, чтобы были соблюдены следующие условия:

  • указана серия;
  • проставлена нумерация во вкладыше;
  • проставлен штамп на вкладыш в правом верхнем углу титульного листа; если в организации такого штампа нет, то следует от руки написать о том, что вкладыш выдан, и это будет считаться действительным.

Вкладыш в трудовую книжку
Вкладыш также будет действителен, если он:

  • оформлен на официальной бумаге со степенями защиты;
  • выдан по правилам трудового законодательства;
  • правильно подшит и проштампован.

Как мы уже сказали, оформление вкладыша в трудовую книжку, его подшивка возложено исключительно на нанимателя. Он же обязан записать об этом в книге учета трудовых книжек, а также аккуратно вписать туда сведения, кому выдан документ (вплоть до указания должности), когда (конкретная дата). В книге указывается серия и номер приложения к трудовой, а также название компании. В случае увольнения заполненная книжка выдается сотруднику.

Как вносить исправления

Зачем нужен вкладыш, мы разобрались, а вот что делать, если в ходе заполнения была допущена ошибка? Сделанная запись вполне может оказаться ошибочной. Например, вместо названия одного отдела был написан другой или перепутаны приказы о назначении.

Закон запрещает что-либо черкать и исправлять в таких документах. Тем более запрещено вымарывание информации специальными корректорами или заполнение следующего раздела, где фиксируются награждения работника. Правильный способ решения проблемы: утилизировать фактически испорченный документ. Его номер вырезается и вклеивается в журнал учета, а вместо старого вклеивается новый. Исправлять страницы, в которых допущены ошибки, или продолжать их использовать запрещено законом.

Категорически запрещено:

  • вносить исправления, чтобы скрыть какую-либо запись (например, об увольнении);
  • вклеивать новые листы или крепить их степлером, канцелярскими скрепками;
  • просто вкладывать новые страницы;
  • заводить новую трудовую.

При смене фамилии работником необходимо внести новые сведения в трудовую и в приложение. Разнобой в оформлении недопустим, поэтому нельзя указывать новую фамилию во вкладыше, если на титуле записана старая. Когда бухгалтер или кадровик ошиблись при заполнении титульного листа вкладыша, испорченный бланк нужно заменить, а лист с ошибкой — списать.

Ошибочные записи недействительны, поэтому после того, как они обнаружены, вносится та же информация, только верная. Выглядит это примерно так: «Запись недействительна. Уволен по статье 80 ТК РФ». Как видите, любая ошибочная запись может быть исправлена, и не имеет значения давность ее внесения, порядковый номер.

Однако стоит быть внимательными, бережно относиться к этому документу, ведь трудовая книжка имеет большое значение при трудоустройстве и оформлении пенсионного удостоверения. Учитывая невозможность правок, заполнять дополнительные страницы следует аккуратно и без ошибок.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: