Бесплатная консультация юриста: Мск +7 (499) 380-71-87, СПб +7 (812) 409-51-58

Как оформляется дубликат трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки (ТК) требуется, если вы потеряли или испортили этот бланк строгой отчетности. Только в редких случаях допускается оформление нового документа. В большинстве жизненных ситуаций происходит выдача дубликата трудовой книжки, который считается единственным официальным документом, подтверждающим ваш стаж.

Порядок оформления дубликата

Сразу после того, как ТК была утеряна, украдена или пришла в негодность, нужно сообщить об этом последнему работодателю. Работник пишет заявление на выдачу второй книжки и подает его в отдел кадров или в бухгалтерию.

Выдача дубликата трудовой книжки производится, если:

  • книжка безнадежно испорчена или утеряна (компанией или самим работником);
  • некоторые записи в ней были признаны недействительными (например, об увольнении);
  • сотрудник восстанавливался после прекращения уголовного дела или по другим причинам.

Как оформить дубликат трудовой книжки? В этом нет ничего сложного. Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ работник обязан обратиться к руководству. Для начала готовится заявление на дубликат, которое содержит примерно такую информацию: в связи с утерей ТК прошу выдать мне дубликат в соответствии с п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Как видите, причина истребования бланка всегда указывается в первую очередь. Форма должна содержать личную подпись человека и полное название организации, где он работает, а также ФИО директора. Заявление должно заполняться не обязательно от руки, но подпись должна быть поставлена вручную и лично работником.

Фактически ничем не отличается от заявления, где указано иное основание замены ТК, образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере. После подачи заявления выдается приказ за подписью директора о выдаче сотруднику второй книжки. Он традиционно вывешивается на видном месте, чтобы его мог видеть весь персонал. Максимум через полмесяца происходит оформление дубликата трудовой книжки, которым обычно занимается сотрудник отдела кадров.

Правила оформления

Вы уже разобрались, как сделать дубликат трудовой книжки, но как понять, что именно вносится в бланк? На титульном листе новой ТК прописывается слово «Дубликат», а на старом — «Взамен выдан дубликат», номер, серия. Это правило, правда, не распространяется, когда оформляется дубликат трудовой книжки при утере, который уже невозможно восстановить. После этого книга заполняется как обычно, но с некоторыми изменениями.

Прежде всего, кадровик должен внести информацию о предыдущем суммарном рабочем стаже. Пример: общий стаж работы до поступления в компанию N 10 лет, 4 месяца и три дня, помочь в заполнении этой графы может справка из Пенсионного фонда о вашем стаже.

После этого нужно будет заполнить графы о работе и поощрениях. В новой ТК по возможности нужно полностью возобновить былые записи. Это возможно только в случае получения информации от всех предыдущих компаний, где вы работали в виде конкретных приказов об увольнениях, назначениях и переводах.

Как заполнить дубликат трудовой книжки? Алгоритм следующий.

  1. Внести общее количество лет стажа без конкретизации, где он получен.
  2. Записать место работы, должность, дату приема и увольнения в соответствующем разделе — «Сведения о работе».
  3. Указать номер и дату документа, на основании которого делалась запись, в разделе, который так и называется.
  4. Внести информацию о награждениях сотрудника.
  5. В заключение работник обязан подписать заполненную книжку, а работодатель скрепить ее печатью.

Не содержит ничего сложного оформление дубликата трудовой книжки (образец его легко найти на нашем сайте). Записи не нумеруются, заполняются от руки читабельным почерком черными (синими) ручками (чернилами).

Если каких-то данные о стаже оказались утерянными (их не удалось найти), нельзя вносить информацию просто со слов работника. Для того чтобы их легче было восстановить, лучше всего снимать копии с ТК и заверять их при каждой смене работы. Копия позволяет просто перенести все записи без подтверждения, однако она должна быть обязательно заверена отделом кадров работодателя.

При оформлении может сложиться ситуация, что подтвердить предыдущие места работы просто нечем. Закрылись компании, где вы работали, либо состоялся переезд, и вы не хотите тратить время на иногородние поездки. В этом случае в дубликат записывается только новое место работы либо то, что вы можете подтвердить документально. Новый экземпляр ТК может стоить денег. Обычно эта плата вычитается из зарплаты сотрудника или он вносит ее лично в кассу.

Несколько трудовых книжек

Утерянный документ вполне может найтись и все усилия по восстановлению былых записей могут быть напрасными. Это происходит довольно часто, если в компании много сотрудников и хранится много учетных бланков разного рода. Выдачу дубликата в этом случае аннулируют, поскольку по требованиям ТК РФ у каждого человека может быть только одна трудовая. С сотрудника берется заявление с объяснениями, а в старую книгу вносятся все новые записи.
Дубликат трудовой книжки
Однако в реальности это требование часто нарушается, и у многих людей дома иногда лежит по нескольку книжек, потому что они не сочли нужным оформлять дубликат. Бывают и ситуации, когда предыдущий работодатель, вопреки требованиям закона, не отдает сотруднику ТК либо предприятие просто ликвидируется. Записи восстановить в этом случае довольно проблематично, да и бывший наниматель возможно не желает возиться с дубликатом (по закону заявление пишется именно ему). В этом случае сотрудник обычно просто заводит другую ТК.

Только сотрудник решает, какую из книжек приносить на новое место работы. В любом случае стаж не потеряется, поскольку вся трудовая деятельность зафиксирована в Пенсионном фонде РФ. Просто работодатель может не увидеть, где вы работали раньше, и вынужден будет верить трудовому опыту на слово. Несколько книжек могут подтверждать периоды работы по трудовому договору для исчисления страхового стажа.

Несмотря на требования закона люди часто сознательно заводят несколько трудовых книжек (для основной и для работы по совместительству, например). В таких действиях нет смысла, правда, Административный кодекс не предусматривает ответственности за ведение двух трудовых. Проще взять на первой работе ТК и сделать отметку о работе по совместительству, а потом вернуть ее на основное место службы.

Бывает, что женщины, находясь в декрете, желают работать, но не хотят терять пособие по уходу за ребенком. Тогда они заводят другую трудовую. Это также неправильно. Удобнее взять свою книжку на время и оформиться в новой компании по совместительству.

Ответственность за потерю ТК

Когда трудовая книжка потерялась по вине работодателя, он может понести за это административную ответственность. Кроме того, на него будет возложена вся процедура оформления дубликата. Если работодатель не отдает трудовую, можно обратиться в суд с требованием вернуть ТК и взыскать среднюю сумму заработка за каждый день просрочки. Правда, нужно учесть, что на подобные обращения есть срок давности — всего три месяца.

Если компания прошла ликвидацию, то искать информацию придется в архивах, и сделать это будет непросто. Можно поступить проще: обратиться в Пенсионный фонд, где собраны все данные о стаже человека. Безусловно, и в этом случае ответственность будет на работодателе, который не смог вовремя отдать работнику ТК после ликвидации.

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки, можно узнать из нормативных правовых актов. Как правило, этой информацией владеют в HR-отделах и в бухгалтерии. При потере (порче) дубликата оформляется еще один дубликат, и об этом делается запись в учетных трудовых документах. Выдаваться дубликат также будет после подачи заявления на имя директора.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: